Een functioneringsgesprek bezorgt menig werknemer klamme handen. Samen met je leidinggevende bespreken hoe het gaat, doelen nalopen, een score krijgen. Maar de opzet zoals we die kennen, wordt steeds vaker overboord gegooid. Er komt meer tijd voor feedback en dialoog.
Onze manier van werken is de afgelopen jaren erg veranderd. Dat vraagt ook om een nieuwe benadering van het functioneringsgesprek. Zo ook bij Achmea, waar het principe helemaal is afgeschaft, vertelt HR-directeur Elly Ploumen. “Onze werkomgeving en de manier waarop we werken verandert snel. De traditionele opzet waarin twee keer per jaar over iemands functioneren wordt gesproken, past daar niet bij.”
Dat vindt ook organisatiepsycholoog Kilian Wawoe, tevens docent Human Resources aan de VU Amsterdam en schrijver van ‘Het nieuwe belonen’. “Het soort werk dat we vroeger deden, sloot bij die gesprekken aan. Je kon in januari al plannen wat er in december werd opgeleverd. Maar tegenwoordig is het moeilijker te voorspellen wat we gaan bereiken en presteren.”
Moeilijker te beoordelen
Ook het vaststellen van prestaties is lastiger geworden, benadrukt Wawoe. “Simpel werk is ook makkelijk te beoordelen. Maar bij ingewikkeld werk moet je eigenlijk de mening vragen van andere betrokkenen en die kunnen andere opvattingen hebben. Hoe stel je dan vast of het goed was?” Daarnaast speelt ook de kwantiteit een rol. “Misschien werkte jij een paar maanden aan een groot project, en je collega’s aan meer kleinere dingen. Deden zij het dan beter”?
Wawoe deed zeven jaar lang onderzoek naar de jaarlijkse evaluatie en vroeg honderden managers en medewerkers naar hun bevindingen. Beide groepen vonden de gesprekken een verspilling van tijd en geld. Ook speelde het gevoel mee dat beoordelingen soms niet eerlijk tot stand komen. Dat erkent ook Wawoe. “De beoordelingsscore is maar voor een klein deel terug te voeren op de prestatie.” Daarnaast worden mannen beter beoordeeld dan vrouwen, niet op basis van prestatie, maar omdat vrouwen hun mening geven en managers geen conflict willen, blijkt uit het onderzoek.Toch houden bedrijven en organisaties vaak nog vast aan het huidige systeem, vooral omdat het transparant is en zekerheid biedt.
Medewerker heeft de regie
Bij Achmea begonnen ze twee jaar geleden aan een pilot om het beoordelingsproces te veranderen. Het hele bedrijf gaat vanaf 1 januari over op een nieuwe opzet, vertelt Ploumen. “We hebben geen strak kader opgesteld. We geven de medewerker de regie over het gesprek waarin diens doelen voor zowel ontwikkeling als prestaties worden besproken. De leidinggevenden communiceren wat de afdeling wil bereiken en samen wordt gekeken wat de werknemer daaraan bij kan dragen.”
Daarnaast ligt de focus op hoe iemands talent het beste benut kan worden, wordt er feedback verkregen bij directe collega’s en bepaalt het team zelf hoe vaak dit gebeurt. De leidinggevende krijgt een meer coachende rol en de werknemer bereid zelf een jaarlijks reflectiegesprek voor. In dat gesprek wordt niet langer gesproken over scores.
“De reacties zijn positief, zegt Ploumen. “We merkten vooral dat een beoordeling met scores niet de meest motiverende manier is om met iemands functioneren om te gaan. Mensen schatten zichzelf in 70 procent van de gevallen beter in dan wat anderen vinden.” Die score zorgt daardoor bij velen voor een teleurstelling. “Dan kun je nog zo’n goed gesprek hebben over iemands ontwikkeling, door die score verdwijnt de rest naar de achtergrond.”
Geen spanning meer
Voor sommigen voelde het meer als een ‘veroordelingsgesprek’, aldus Kawoe. “Maar ik hoor positieve geluiden over nieuwe initiatieven die bedrijven ter vervanging invoeren. De spanning is er nu af.” Het uitgangspunt schuift op naar een continue dialoog, aldus Kawoe. “Geen targets of scores, maar gesprekken over hoe het werk beter kan, zowel inhoudelijk als kwantitatief.” En het draait minder om geld, benadrukt hij. “Voor sommigen hangt zo’n beoordelingsschaal en de bijbehorende beloning samen met wel of niet op vakantie gaan.”
Ook niet onbelangrijk is dat mensen die stress ervaren, vaak (deels) geholpen zijn als ze daar meer over kunnen praten. “Als niemand met je praat, is dat niet echt een teken van verbondenheid en groei”, zegt Wawoe. “Als je in een relatie niet meer met elkaar praat, is dat geen goed teken. Een werkrelatie is niet fundamenteel anders.” Door de spanning van het gesprek te halen, staan niet de scores maar de dialoog centraal. “Dan zie je ook snel dat die uren vruchtbaarder worden ingezet.”